Tietosuojaseloste

NN-Palvelut 1182145-3                                                                        

Rantatie 6B1, 44500 Viitasaari 

Yhteishenkilö: Niina Nevala, niina.nevala(at)nn-palvelut.fi

Rekisterin nimi: Asiakasrekisteri, potilasrekisteri

Tietojen käsittelyn tarkoitus: Rekisterissä olevia tietoja käytetään asiakassuhteen perusteella ja rekisteröityjen suostumuksella (psykoterapia-, ohjaus-, koulutus- ja tuotetilaaja-asiakkaat) asiakassuhteen ylläpitoon ja uudistamiseen sekä laskuttamiseen. Potilaan tietoja käytetään ainoastaan potilaan hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa varten, jotka edistävät hoidon jatkuvuutta sekä laskuttamista varten. Potilaan kanssa käytyjä keskusteluja ei ole tarpeellista tallentaa tai referoida yksityiskohtaisesti. Vain koulutus-, työnohjausasiakkaiden ja tuotetilaajien tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin.

Tietosisältö: Rekisteri sisältää henkilön, tilaajan tai tilaajaorganisaation yhteystiedot (organisaation edustajan ja yhteyshenkilön nimi, puhelin, osoite/paikkakunta, sähköpostiosoite), laskutukseen liittyvät tiedot sekä sopimussuhteeseen liittyvät tiedot. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilön on merkittävä potilasasiakirjoihin potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin pitää sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen (298/2009) 10 §:n mukaan tallentaa nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen potilaan osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle potilaalle määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot. Rekisteriin tulee tarvittaessa tallentaa myös potilaan ilmoittaman lähiomaisen tai muun yhteyshenkilön nimi, mahdollinen sukulaisuussuhde ja yhteystiedot; potilaan äidinkieli tai asiointikieli; potilaan ammatti; potilaan työnantajan vakuutusyhtiö, jos kyseessä saattaa olla työtapaturma tai ammattitauti; vakuutusyhtiö, jos hoidon mahdollisesti maksaa vakuutusyhtiö; tietojen luovuttamista koskevat potilaan suostumukset.

Säännönmukaiset tietolähteet: Rekisterin sisältö muodostuu yksittäisten henkilöiden tai tilaajaorganisaatioiden itse luovuttamista, tilaajaorganisaatioiden verkkosivuilla olevista julkisista tiedoista (esim. osoite ja verkkolaskuosoite) sekä koulutuksiin osallistuvien suostumuksella kerätyistä tiedoista. Potilaiden hoitoon ja tapaamisesta kertyvä materiaali noudattaa Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16§ ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 12§ säädöksiä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Potilasasiakirjoihin sisältyvät tiedot ovat salassa pidettäviä. Terveydenhuollon ammattihenkilö tai muu terveydenhuollon toimintayksikössä työskentelevä taikka sen tehtäviä suorittava henkilö ei saa ilman potilaan kirjallisesti antamaa lupaa tai potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 13 §:n syytä antaa sivulliselle potilasasiakirjoihin sisältyviä tietoja. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa kirjallisella suostumuksella. Salassapitovelvollisuus säilyy palvelussuhteen tai tehtävän päättymisen jälkeen. Kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä (Lastensuojelulaki 417/2007 25 §). Ilmoitus on tehtävä viipymättä. Potilastietoja voidaan luovuttaa myös terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/1989) 3 §; Tartuntatautilaki 589/1986 23 a §).

Rekisterin suojauksen periaatteet:Yritys suojaa tietojärjestelmissä ja laitteissa (puhelin, tietokone) olevat tiedot salasanoin sekä tietoturvaohjelmien mahdollistamien toimenpitein. Laskut, paperiset asiakirjat sekä sopimukset suojataan ja säilytetään asianmukaisesti lukitussa arkistokaapissa. Kirjanpitoon siirtyvät laskut ja käteiskuitit toimitetaan maapostia pitkin tilitoimistolle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Potilastietoja voidaan luovuttaa EU tai ETA:n ulkopuolelle vain tilanteissa, jossa potilaan elintärkeä hoito välttämättä edellyttää tietojen luovuttamista. Muiden asiakkaiden tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on kerätty. Rekisteröity voi halutessaan tarkastaa ne lähettämällä pyyntö kirjallisesti rekisterin pitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan virheellinen henkilötieto sekä tarvittaessa pyytää poistamaan tietonsa rekisteristä. Mikäli rekisteröity haluaa vaatia tietoihinsa oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet: Rekisterissä olevia tietoja ei käytetä muihin kuin em. tarkoituksiin.